Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi

Aktivite kaynaklarının tahmin edilmesi sürecinin temel amacı proje aktiviteleri için ihtiyaç duyulan insan kaynaklarının ve fiziksel kaynakların özelliklerini, tiplerini ve miktarlarını tanımlamak ve tahmin etmektir.

PMP sertifikası sınavına hazırlık açısından, bir aktivite tamamlanırken kullanılması gereken kaynakların miktarının ve özelliklerinin belirlenmesi o aktivitenin tamamlanması için gerekli olmakla birlikte, daha sonra oluşturulacak olan zaman çizelgesi için de oldukça önemli bir girdidir. 

Aktivite kaynaklarının tahmin edilmesi süreci, süreç esnasında aktivite listesi ve aktivite özelliklerinin kullanılması gerektiği için aktivitelerin tanımlanması sürecinden sonra, aktivite sürelerinin tahmin edilmesi sürecinden ise hemen önce uygulanmalıdır.

Sürecin Girdileri:
  • Kaynak Yönetim Planı: Sürecin işletilmesi için gerekli bilgiyi toplamak amacıyla kaynak yönetim planına göz atmak gerekir.
  • Kapsam Temel Çizgisi: Proje kapsamından projeye ait insan kaynağı veya fiziksel kaynak ihtiyacına ilişkin bilgi edinilir.
  • Aktivite Listesi ve aktivite özellikleri: Hangi aktivitelerin kaynak gerektirdiğini anlamak için aktivite listesini kullanırız. Her bir aktivitenin gerektirdiği insan kaynağı ve fiziksel kaynağı belirlemek için kaynak gereksinimleri, gerekli başlangıç ve bitiş zamanı, lokasyon, varsayım ve kısıtlar gibi aktivite özelliklerini kullanırız.
  • Kaynak Takvimi: İnsan kaynağı ve fiziksel kaynak bilgisini kaynak takviminden alabiliriz. Bu takvimden kaynağın tipi, miktarı, yetkinliği, tecrübesi ve coğrafi konumu gibi bilgileri edinebiliriz. Ayrıca kaynak takviminde, kaynağın müsait olduğu günler ve saatler, tatil günleri, müsait kaynakların miktarları, her bir kaynağın yetkinliği ve niteliği gibi bilgilere de yer verilir.
Sürecin Çıktıları:
  • Kaynak Gereksinimleri: Sürecin temel amacı kaynak gereksinimlerinin tahmin edilmesi olduğundan doğal olarak aktivite kaynaklarının tahmin edilmesi sürecinin en önemli çıktısı kaynak gereksinimleridir. Bu çıktı basitçe kaynakların çeşidini ve miktarını gösterir. Her bir aktivite kaynağı gerekli karar verme mekanizmalarında kullanılabilecek şekilde yeterli detaya sahip bir şekilde belgeye dökülmelidir. İş kırılım yapısında yer alan bir iş paketi birden fazla aktiviteye sahipse, bu aktivitelerin kaynak gereksinimleri bir araya getirilerek iş paketinin kaynak gereksinimlerine ulaşılabilir.
  • Tahminlerin Temeli: Tahminlerin nasıl yapıldığı, varsayımların neler olduğu, kısıtların neler olduğu ve belirsizliklerin neler olduğu gibi tehminlere ait bilgilerin kayıt altına alındığı belgedir.
  • Kaynak Kırılım Yapısı: Birçok yönden iş kırılım yapısı ile benzerlik gösteren kaynak kırılım yapısı, projenin aktivitelerinin tamamlanabilmesi için gerekli olan kaynak kategorilerininin ve tiplerinin hiyerarşik olarak gösterildiği yapıdır. Kaynak kırılım yapısı proje insan kaynaklarının atamasında ve fiziksel kaynakların kullanılması sırasında kullanılır.
Kullanılan Araç ve Teknikler:
  • Dipten Yukarı Tahminleme: Aktivite sürelerinin tahmin edilmesi sürecinde olduğu gibi bu süreçte de benzer bir şekilde kullanılır. Ancak farklı olarak bu süreçte her bir aktivite daha küçük bileşenlerine indirgenir ve o bileşenlerin kaynak gereksinimleri tahmin edilerek birleştirilir ve aktivitelerin kaynak gereksinimleri tahmin edilmiş olur. Bu birleştirmeyi yaparken aktivitelerin bileşenleri arasındaki ilişkilerin iyi analiz edilmesi ve aynı kaynağın iki defa değerlendirmeye alınmasının önüne geçilmesi gerekir.
  • Analog Tahminleme: Kuruluşunuz bünyesinde daha önce gerçekleştirilmiş bir aktivitenin kaynak tahminlemesinden oluşturulan bilgilerin, kendi projenizdeki aktivitelerin kaynak tahminlemesinde kullanılmasıdır. Çeşitli durumlarda hızlı bir tahminleme yapılabilmesi için kullanılır. Genellikle aktivitelere ait yeterli bilgi bulunmadığında veya acil bir yaklaşık tahmin yapılmasına ihtiyaç duyulduğunda oldukça faydalı bir tekniktir.
  • Parametrik Tahminleme: Parametreleri kullanarak tahminleme yapma yöntemidir. Daha iyi aklınızda kalması için havuz problemini düşünün. 3 işçi günde 2 saat çalışarak bir işi 3 günde yapabiliyorsa, 2 işçi günde 3 saat çalışarak yine 3 günde aynı işi tamamlar.
  • Alternatif Analizi: Her bir aktivitenin farklı bir şekilde tamamlanmasının mümkün olup olmadığının farklı kaynakların kullanılıp kullanılamayacağının analiz edilmesidir.