Maliyetlerin Tahmin Edilmesi

Maliyetlerin tahmin edilmesi süreci, proje aktivitelerinin tamamlanması için gerekli olan parasal kaynakların miktarı için bir tahmin oluşturulan süreçtir. Bu parasal kaynaklar hem insan kaynakları için hem de fiziksel kaynaklar için kullanılabilir. Bu süreçte yapılan tahminlerin tutarlılığı tahmini yaptığımız an elimizde olan verilere göre değişecek. Yani farklı bir deyişle projenin başında öngörebildiğimiz faktörleri kullanarak yapacağımız tahmin için "aşağı yukarı" bir tahmin yeterli olurken, proje ilerleyip önümüzü görmeye başladığımızda daha yakın tahminler yapmamız beklenecek. Yani süreçleri ne kadar iyi anlar ve görürsek, o kadar iyi tahmin ediyor olacağız. PMP sertifikası sınavında başarılı olabilmek için mutlaka hakim olmamız gereken bir süreç.

Dahil Olduğu Süreç Grubu: Planlama Süreç Grubu
Dahil Olduğu Bilgi Alanı: Maliyet Yönetimi Bilgi Alanı

Sürecin Girdileri: 
  • Proje Yönetimi Planı: Diğer süreçlerde olduğu gibi maliyet yönetim planı kullanılarak sürecin nasıl işletileceğine yönelik rehberlik sağlanır. Maliyet yönetim planından tahminlerin nasıl türetileceği, tahminlerin ne kadar gerçeğe yakın olması gerektiği gibi bilgileri alarak süreçte kullanacağız. Yine kalite yönetim planını ise beklenen kalite düzeyine ulaşmak için kullanmak gereken kaynaklara ulaşmak için kullanıyor olacağız.
  • Kapsam Temel Çizgisi: Proje maliyetlerinin tahmin edilmesi sürecindeki maliyetler aslında bir bakıma proje kapsamında yer alan aktivitelerin tamamlanması sırasındaki maliyetler olduğundan kapsam temel çizgisinin bu süreçte girdi olarak yer alması gerekir. Kapsam temel çizgisinin üç bileşeni olan iş kırılım yapısı, iş kırılım yapısı sözlüğü ve kapsam bildiriminin üçü birden süreçte önemli birer girdi olarak kullanılır. Örneğin kapsam bildirimi maliyetle ilgili kabul kriterleri, varsayım ve kısıtlar, ürün kapsamı, gibi bilgileri bize sağlarken, iş kırılım yapısı proje teslimatları arasındaki ilişkileri, teslimatlar için belirlenen maliyetleri inceleyebilir, maliyetleri iki kez saymanın önüne geçerek toplayarak gitme yöntemiyle toplam maliyete ulaşabiliriz. İş kırılım yapısı sözlüğü ise bize işin tanımını ve açıklamasını sunacak.
  • Proje Zaman Çizelgesi: Onaylı bir proje zaman çizelgesi bize projeyi tamamlayabilmek için gerekli olan zaman sürecinde ihtiyacımız olan kaynaklarla ilgili bilgi verecektir.Bu yüzden zaman çizelgesi maliyet tahmini yapma sürecinde tip, miktar, zaman açısından kaynakların değerlendirilmesine katkı sunacaktır.
  • Kaynak Gereksinimleri: Projeyi tamamlamak için ihtiyacımız olan kaynaklarla ilgili detaylı bilgiyi bu girdi sayesinde elde edeceğiz.
  • Risk Kaydı: Riskin iki türünün de, yani hem fırsatların hem de tehditlerin maliyet tahmininde önemli bir etkisi vardır. Negatif riskler için riskten kaçınma bir maliyet doğuracakken, pozitif riskler ise kazanımlar sağlayacaktır. 
  • Alınan Dersler Dökümantasyonu
Kullanılan Araç ve Teknikler
  • Benzer Tahminleme: Kurumunuz tarafından gerçekleştirilen bir başka projeye ilişkin tahminin şimdi yürüttüğünüz projede kullanılmasıdır.
  • Parametrik Tahminleme: Özellikle geçmiş veriye kolay ulaşabilen kuruluşlarda faydalı bir tekniktir. Örneğin 1km yol yapmak için 1000 dolar gerekliyse 8 km yol için 8000 dolar gerekir.
  • Dipten Yukarı Tahmin: Her bir aktivite için farklı bir tahmin yaptıktan sonra bu tahminleri toplayarak iş kırılım yapısındaki iş paketlerine ulaşmayı kapsayan yöntemdir. Oldukça tutarlı sonuçlar vermesine karşın zahmetli bir yöntemdir.
  • Yedek Analizi: Projenin kötüye gitme ihtimaline karşı yedek bütçe ihtiyacının analiz edilmesidir.
  • Kalitenin Maliyeti: Projenin kalite hedeflerine ulaşmak için gerçekleşen bütün maliyetlerin incelendiği tekniktir. Kalite standartlarına uymayan teslimatlardan dolayı gerçekleşen maliyetler ise kalitesizliğin maliyeti olarak nitelendirilir.
  • Üç Nokta Tahmini
  • Karar Alma
Sürecin Çıktıları:
  • Maliyet Tahminleri: Bu sürecin temel çıktısıdır. Projede yer alan bütün aktivitelerin tamamlanması için gerekl maliyet tahminini ve yedek maliyetin tahminini gösterir. Maliyet tahminlerinin içeriğinde maliyeti oluşturan dolaylı veya doğrudan her faktör gösterilmelidir. Enflasyon ve kur farkı gibi kalemleri içerebileceği gibi, işgücü, malzeme, vergi gibi kalemler de bulunabilir.
  • Tahminlerin Temeli: Maliyet tahminlerine nasıl ulaşıldığının belirtildiği dökümandır.