Proje Yönetimi Neden Önemlidir?

İlk bakışta özellikle de daha önce gerçek bir proje yöneticisi ile çalışmamış organizasyonlar için proje yönetimi hem angarya olarak algılanabilir hem de projeyi organizasyon içi kaynaklarla bir şekilde tamamlamak ilk bakışta daha az maliyetli gelebilir. Ya da daha da vahimi iş dünyasında alaylı olma özgüveniyle, hayat üniversitesinde kazandıkları tecrübeyle çok daha iyi bir iş çıkaracaklarını düşünenler de var. Bazı organizasyonların gerçekleştirmeleri gereken projeleri, gerçekçi ve profesyonel bir proje yönetimi metodolojisi kullanmak yerine kendi bünyelerinde alışılmış tamamlamaya yatkın olduklarını sıkça görüyoruz. 

Oysa ki; PMP Sertifikasına sahip iyi bir proje yöneticisi projeyi bir arada tutan, hedeflere ulaşılmasını sağlayan, projenin zamanında ve planlanan bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlayan birleştirici güçtür. Ancak yine de dediğimiz gibi profesyonellere aşırıya kaçan ben yaparım, ben bilirim özgüveni ve proje yönetiminin yalnızca deadline takibinden veyahut bütçe belirlemeden ibaret sanılması gibi yanılgılar ülkemizde çok önemli projelerde bile etkili bir proje yönetimi yapılmasının önünde engel oluşturuyor. Bu da sonuç olarak gerçekleştirilen projelerin yüzde 50'den fazlasının başarısızlıkla sonuçlanmasına neden oluyor. Üstelik bu sonuca, kalite kontrol ve ölçüm eksiklikleri nedeniyle ve ülkemizdeki başarılı olma algısının farklı olması nedeniyle başarılıymış gibi görünen ancak aslında detaylı incelendiğinde başarısızlıkla sonuçlanmış olan projeleri dahil etmiyoruz.

İyi bir proje, bütün paydaşların beklentilerinin göz önünde bulundurulduğu, herkesin ortak paydada birleştiği, başlangıcından sonuna kadar kontrol altında tutulan, iyi planlanmış ve hedeflere uygun olmalıdır. Bu da ancak etkin bir proje yönetimi ile sağlanır. PMP Sertifikasına veya başka bir prestijli proje yönetimi sertifikası sahip olmak bu yetkinliğin kanıtı olarak nitelendirilebilir. İstatistiklere göre iyi performans gösteren projelerin yüzde 80'i sertifikalı bir proje yöneticisi tarafından yönetiliyor.

Etkin bir proje yönetiminin alaylı yaklaşıma göre avantajlarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.

Strateji Belirleme

Neredeyse bütün sektörler için organizasyon stratejisinin, projenin hedefleri ile uyuşması kritik öneme sahiptir. Etkin bir stratejiye sahip olan bir proje yönetimi ile doğru teslimatların, doğru paydaşa teslim edilmesi ve hedeflenen değerlere ulaşılması garanti altına alınır. Organizasyonun stratejisiyle uyuşmayan bir proje ihtiyacınız göz önüne alındığında ya tamamen lükstür, ya da tamamen gereksizdir.

Gerçekçi planlama

Etkili bir proje yönetimi ile projenin geneli daha iyi analiz edilerek, zaman kısıtları, bütçe ve hedefler daha gerçekçi bir şekilde belirlenir. Proje yöneticisi proje yönetimi araçlarını kullanarak paydaşların beklentilerini analiz eder ve bu beklentilere uyum içinde, zaman kısıtlarını ve bütçeyi belirler. Bir proje yöneticisi her zaman mantıklı ve ulaşılabilir deadline'lar belirlemelidir. İyi bir proje yönetimi her zaman iyi tanımlanmış süreçlerin, gerçekçi bir zaman çizelgesi dahilinde yürütülmesiyle tamamlanır.

Liderlik

Alaylı bir proje yöneticisi, gerçek bir proje yöneticisinin göstereceği liderliği gösteremez. Çünkü her şeyin ötesinde lider olmak stratejiktir, doğru zamanlamayı ve üstün bir bilgi birikimini gerektirir.

Projeyi Yönetilebilir Kılmak

Proje yöneticisi olmayan kişiler özellikle büyük ve karmaşık projelerde projeyi ayrıştırmaksızın tüm işi bir çırpıda yapmayı denerler, ya da en hafif tabirle hayal ederler. Sonra da bir türlü altından kalkamaz, işin içinden çıkamazlar. Ancak iyi bir proje yöneticisi yapılacak işi paketlere ayırarak yönetilebilir hale getirir.

Projenin İzlenmesi Sağlamak

Bir proje yöneticisi, PMI metodolojisinde yer alan süreçleri kullanarak bir projenin izlenmesini sağlar ve projenin doğru yolda olup olmadığını kontrol eder. Bir proje yöneticisi için projeye ilişkin ilerleme ve durum raporları oluşturmak hiç de zor olmasa gerek. Bu raporlar sayesinde yapılan iş hakkında fikir sahibi oluruz ve kilometre taşları, riskler ve varsayımlara göre proje performansını izleyebiliriz.

Reaktif değil, proaktif bir yönetim

Proje yöneticisi her zaman projenin önceden planlanmış uygun adımlarla ilerlemesi gerektiğini bilir. Gelişen olaylar karşısında duruma göre anlık planlar yapmak, projeyi hayatta kalma moduna sokar. Risklerin analiz edildiği, rollerin belirlendiği süreçlerin akışının belirlendiği projelerin başarı oranı daha yüksektir.

Kaliteyi garanti altına alır

Bir proje yöneticisinin kalite algısı paydaşlarının beklentisinin iyi analiz edilmesinin bir ürünüdür. Oysa alaylı bir yöneticinin çoğunlukla kendi kalite algıları vardır. Proje yöneticisi projenin teslimatlarının projenin kalite planlamasına uygun bir şekilde hayata geçirildiğinden emin olur.

Alınan Dersleri Geleceğe taşır

Proje yönetimi ile alınan dersler kaydı oluşturularak organizasyonel kültüre katkıda bulunulur. Her bir proje kendinden önce yapılan projelerden beslenir. Böylece riski azaltmış, bütçe ve zaman kayıplarından kurtulmuş oluruz ve sonraki projelerimizde önümüzü daha iyi görebiliriz.

Bütün bunlar olmadan kusura bakmayın ama hayat üniversitesini 4.00 ortalamayla bile bitirmiş olsanız, sizi bekleyen şey, kaos, mutsuz çalışanlar, tanımlanmamış hedefler, gerçek dışı planlar, kontrol edilemeyen riskler, kalitesizlik ve başarısızlıktır. Özetle proje yönetimi organizasyonunuza başarı ve değer sağlar.

İlginizi çekebilecek diğer yazılar