Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi | Proje Zaman Çizelgesi Oluşturma

PMP sertifikası sınavında oldukça fazla yer kaplayan zaman çizelgesinin geliştirilmesi sürecinde gerçekleştirmemiz gereken çalışmaların büyük bir bölümünü, bu süreçten önce tamamlanmış olan süreçlerde aktivite bazında ele almıştık. Aktivitelerin tanımlanması, aktivitelerin sıralanması, aktivite sürelerinin tahmini, aktivite kaynaklarının tahmini gibi. Bu süreçler sayesinde proje zaman çizelgesiyle ilgili aktiviteler özelinde çalışma yapmış oluyorsunuz. Bundan sonra yapmanız gereken şey, bu süreçlerden kazandıklarınızı bir araya getirerek zaman çizelgesinin geliştirilmesi sürecini tamamlamak.

Sürecin Girdileri:
  • Kapsam Yönetim Planı: Zaman çizelgesinin nasıl hesaplanacağını, geliştirileceğini ve tamamlandığında nasıl olacağını tanımlayan proje yönetim planı bileşenidir. 
  • Kapsam Temel Çizgisi: Kapsam temel çizgisinde tanımlanan teslimatlar zaman çizelgesi oluşturulması sürecinde kullanılacaktır. Kapsam ve zaman çizelgesi yakından ilişkili iki bilgi alanı olduğundan neredeyse tüm zaman çizelgesi bilgi alanı süreçlerinde kapsam temel çizgisi bir girdi olarak kullanılır.
  • Aktivite Listesi ve aktivite özellikleri: Zaman çizelgesi ağ diyagramında kullanıldığı için bu süreçte girdi olarak alınır.
  • Varsayım Kaydı: Zaman çizelgesini ilgilendiren tüm varsayımlar sürece girdi olarak dahil edilmelidir.
  • Tahminlerin Temeli: Tahminlerin nasıl elde edildiğini gösterir.
  • Süre Tahminleri: Aktivite sürelerinin tahmin edilmesi sürecinin sonunda çıktı olarak elde edilen tahminler zaman çizelgesinin geliştirilmesi sürecinde kullanılacaktır.
  • Alınan dersler dökümantasyonu: Zaman çizelgesinin oluşturulması sürecine proje yaşam döngüsü süresince tekrar dönüleceği göz önünde bulundurulduğunda aktivitelerde ve fazlarda elde edilen tecrübelerin ve alınan derslerin sürece girdi olarak dahil edilmesi önemlidir.
  • Kilometre Taşı Listesi: Kilometre taşları projelerin uygulanma süresindeki önemli olaylar ve tarihler olduğundan projenin zaman çizelgesinin oluşturulmasında önemli bir etkiye sahiptir.
  • Proje Zaman Çizelgesi Ağ Diyagramı: Aktivitelerin sıralanması sürecinde çıktı olarak oluşturulmuş olan zaman çizelgesi ağ diyagramı, bu sürecin en temel girdilerinden birisidir. Aktiviteler arasındaki bağımlılıkları ve aktivite sıralarını göstererek zaman çizelgesini oluşturmamıza yardımcı olur.
  • Proje Ekip Atamaları: Zaman çizelgesinin temel fonksiyonu aktivitelerin mevcut kaynaklar kullanılarak ne kadar süreceğini göstermek olduğundan, ekip atamaları da zaman çizelgesinin oluşturulması sürecinde önemli etkiye sahiptir.
  • Kaynak Gereksinimleri ve Kaynak Takvimi: Kaynakların uygunluğunu ve kullanılabilirliğini gösterdiğinden zaman çizelgesi oluştururken önemlidir.
  • Risk Kaydı: Risk kaydı projeye ait tanımlanan bütün riskleri içeren belgedir. Elbetteki bu risklerden büyük çoğunluğu zaman çizelgesinin geliştirilmesi sürecini de etkileyeceğinde sürece girdi olarak dahil edilir.
Süreçten Elde Edilen Çıktılar
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi: Zaman Çizelgesinin onaylanmış bir versiyonudur. Planlanan zaman çizelgesi ve onun üzerinde yapılan bütün değişikliklikleri içerir. Bu değişikliklerin onaylanmış olması gerekir. Proje süresince projenin gidişatı ve zaman çizelgesi temel çizgisi karşılaştırılarak projenin planlandığın gibi gidip gitmediği kontrol edilir. Değişiklik gerektiren durumlarda entegre değişiklik kontrolü süreçlerinde yer alan prosedürler uygulanır.
  • Zaman Çizelgesi: Sürecin en önemli çıktısıdır. Proje zaman çizelgesi her bir aktivite için başlangıç tarihini ve planlanan bitiş tarihini gösterir. Ağ diyagramı, bar diyagramı veya kilometretaşı diyagramı olarak gösterilir.
  • Zaman Çizelgesi Verisi: Zaman çizelgesini tanımlayan ve kontrol edilmesini sağlayan veri topluluğudur. Asgari olarak, zaman çizelgesi kilometre taşlarını, zaman çizelgesi aktivitelerini, aktivite özelliklerini ve bütün varsayım ve kısıtları içerir.
  • Proje Takvimi: Zaman çizelgesinde yer alan aktiviteler için çalışma günlerini ve saatlerini gösterir. 
  • Değişiklik Talepleri

Kullanılan Araç ve Teknikler
  • Zaman Çizelgesi Ağ Analizi: Critical Path metodu, what-if analizi, Kaynak optimizasyonu gibi analitik teknikleri barındıran bir araçtır.
  • Simülasyon:  Genellikle risk yönetiminde kullanılan bir veri analiz tekniğidir. Sayısal risk analizlerinde tekil proje risklerinin proje üzerindeki etkilerinin gerçek hayata benzetimi yönetiyle analiz edilmesidir. Genellikle simülasyonlar Monte Carlo Analizi gerçekleştirilerek yapılır.
  • Gecikme ve Önde Gitme: Bu teknik gecikme ve beklemelerin zaman çizelgesine uygun bir şekilde aktarılmasını sağlar.
  • Zaman Çizelgesi Sıkıştırma: Çoğu projede projenin kapsamından ödün vermeden projenin gerçekleştirileceği süre azaltılabilir. Bu süreyi azaltmak zaman çizelgesi sıkıştırma tekniğinin kullanılmasının temel amacıdır. Sıkıştırma yöntemleri olarak crashing ve fast tracking kullanılır. Crashing ekstra kaynaklar yükleyerek aktivitelerin daha hızlı tamamlanması anlamına gelir. Her zaman daha fazla maliyet getirir. Fast tracking ise aktivite sıralarının yeniden belirlenmesi böylece bazı aktivitelerin aynı anda hayata geçirilerek zamandan tasarruf sağlanmasıdır. Fast tracking ise aldığınız riski artırır.