Proje Bütçesinin Belirlenmesi

Projenin maliyet tahminlerinin yapılmasının ardından bu tahminler, proje sponsoruna veya üst yönetime kontrol edilmesi, mevcut stratejilerle karşılaştırılması için sunulur ve bu süreç sonunda sponsor proje için bir bütçe ataması yapar. Bu noktadan bakıldığında bütçe dediğimiz şey aslında yönetim tarafından onaylanan bir maliyet tahminidir. Bütçenin onaylanmasının ardından ise proje bütçesi, projenin maliyetlerinin takip edilmesinde kullanılan bir araç görevi görür. Proje bütçesinin belirlenmesi süreci ise bu bütçenin oluşturulması aşamasında kullanılan yöntem, araç ve girdileri ele alır.

Çoğu zaman proje bütçesi ve maliyet temel çizgisi kavramlarının birbirleri ile karıştırıldığını görüyoruz. Oysa bu iki kavram kesinlikle aynı şey değildir. Bir proje için bütçe serbest bırakıldığında bu bütçenin tüm proje için geçerli olduğu ve istenildiği gibi aktiviteler arasında paylaştırılabileceği düşünülmemelidir. Bütçe ile serbest bırakılan fon iş paketlerine, aşamalara veya proje içerik başlıklarına göre dağıtılır.

Bütün iş paketlerine ayrılan bütçeler ayrı ayrı toplandığında projenin tamamlanması için yapılması gereken işlere ayrılan bütçeye ulaşırız. Bunun yanı sıra tanımlanmış olan risklere karşı ayrılan yedek bütçenin de eklenmesiyle maliyet temel çizgisine ulaşırız. Ancak, proje süresince önceden tanımlayamadığımız birçok risk ile karşı karşıya kalabileceğimiz de göz önünde bulundurularak yönetim yedekleri de oluşturulur. Bu yönetim yedekleri maliyet temel çizgisinin içerisinde yer almaz. Ancak toplam proje bütçesine dahildir. Yani bir başka söyleyişle, proje aktiviteleri için ayrılan fon, ihtiyat yedekleri ve yönetim yedeklerinin toplamı bize toplam proje bütçesini verir.

Maliyet Temel Çizgisi ve Proje Bütçesi hesaplamalarını aşağıdaki gibi gösterebiliriz.

Maliyet Temel Çizgisi= İş Paketlerinin Maliyeti + İhtiyat Yedeği

Proje Bütçesi = İş Paketlerinin Maliyeti + İhtiyat Yedeği + Yönetim Yedekleri

İhtiyat yedeği miktarı planlanan risk yanıtlarının maliyetine ve boyutuna göre tahmin edilebilirken, yönetim yedeği miktarı öngörülemeyen risklere yönelik olarak oluşturulduğundan tahmin edilmesi kolay değildir. Toplam proje bütçesinin %10'u civarında olması genel kabul gören bir uygulama olmakla birlikte bu konuda bir uygulama birliği olduğu da söylenemez.

Sürecin Çıktıları
  • Maliyet Temel Çizgisi
  • Proje Fon Gereksinimleri
Süreçte Kullanılan Girdiler
Süreçte Kullanılan Araç ve Teknikler

  • Maliyet Toplama
  • Yedek Analizi
  • Geçmiş Bilgilerin Gözden Geçirilmesi
  • Finansman Limiti Mutabakatı
  • Uzman Görüşü