İletişim Yönetim Planı Nasıl Oluşturulur?

Pmp sınavında karşınıza çıkması muhtemel olan iletişim yönetim planını çıktı olarak elde etmeyi hedefleyen proje yönetimi süreci hakkında bilgi sahibi olmaya başlamadan önce, iş yaşamınızda size gönderilen elektronik postaları gözünüzün önüne getirin. Özellikle de bilgi amaçlı gönderilen "cc" kısmında yer aldıklarınız. Gününüzü hiç ilginiz olmayan konular hakkında, hiç ihtiyacınız olmayan bilgileri değerlendirmekle geçirdiğinizde hayat bazen oldukça can sıkıcı olabiliyor. Üstelik bu durum elektronik postalarla da sınırlı değil. Kendimizi yabancı hissettiğimiz toplantılarda sağımıza solumuza bakınarak belki de o süre zarfında yapacağımız çok önemli işleri gözden kaçırıyor olabiliriz. İşte tam olarak bunları başkalarına yaşatmamak için pmp sertifikası sınavında olduğu kadar normal iş yaşamında da iletişimin planlanması süreci çok önemli.

Planlanmayan iletişim, bilgilerin yanlış kaynaklardan duyulmasına, yanlış bilgilerin iletilmesine, asılsız rivayetlerin ve dedikoduların ortaya çıkmasına ve bu rivayetlerin ekip ve paydaşların motivasyonunu düşürmesine neden olur.

Proje iletişiminin planlanması basitçe, paydaşların doğru bir şekilde analiz edilmesinin ve önem sırasına konulmasının ardından, kimin ne çeşit, hangi formatta, hangi sıklıkta bilgi ihtiyacı olduğuna karar vermek ve bu bilgi aktarımının nasıl yapılacağını belirlemekten ibarettir. İletişim yönetim planının oluşturulması süreci iletişim yönetimi bilgi alanında ve planlama süreç grubunda yer alır. Süreçten elde edilen çıktı iletişim yönetim planıdır.

İletişim Yönetim Planı Nedir?

Bütün projeler bir iletişim yönetim planına sahip olmalıdır. İletişim Yönetim Planı'nın içerisinde yer alması gereken asgari bilgiler şunlardır:
  • Paydaşlarınızın iletişim ihtiyacı
  • İletişimi yapılacak bilginin türü
  • Bilginin formatı
  • Bilginin gönderim sıklığı
  • İletişimde kullanılacak yöntemler ve teknolojiler
  • Roller ve sorumluluklar
  • İletişime dair bilgilerin nasıl saklanacağı
  • Üst yönetime konuyu taşıma süreçleri
  • Terimler sözlüğü
İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinin girdileri şunlardır:

Süreçte Kullanılan Araç ve Teknikler
  • İletişim Metodları
  • İletişim Modelleri
  • İletişim Gereksinim Analizi
  • İletişim Stil Değerlendirmesi
  • İletişim Teknolojisi
  • Kültürel Farkındalık
  • Politik Farkındalık
  • Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi
  • Toplantılar
  • Uzman Görüşü